Déclaration de protection des données

À quoi sert cette déclaration de protection des données?

La protection de vos données et en particulier de votre sphère privée est une préoccupation majeure de la Société suisse de la spondylarthrite ankylosante (en abrégé «SSSA», ci-après nous). L’objectif de cette déclaration de protection des données est de vous informer sur la manière dont nous collectons, traitons et utilisons vos données personnelles et dans quel but. Cela concerne aussi bien les données collectées lors de l’utilisation de nos sites web ou de nos services en ligne que les données dont nous avons besoin pour l’exécution de nos prestations.

Elle est conçue pour répondre aux exigences du Règlement général sur la protection des données («RGPD») de l’UE, de la Loi suisse sur la protection des données («LPD») et de la nouvelle Loi suisse sur la protection des données («nLPD»). L’applicabilité de ces lois et la mesure dans laquelle elles s’appliquent dépendent du cas individuel.

À qui s’adresse cette déclaration de protection des données?

La présente déclaration de protection des données s’applique à toutes les personnes dont nous traitons les données, indépendamment de la manière dont vous entrez en contact avec nous. Cela concerne en premier lieu les données personnelles que nous collectons dans le cadre de notre relation commerciale avec nos membres (potentiels). En particulier, les traitements de données peuvent également concerner les catégories de personnes suivantes:

• partenaires commerciaux;
• clientes et clients du shop en ligne;
• visiteuses et visiteurs des sites web www.bechterew.ch et www.rheumafit.ch;
• abonné(e)s à l’infolettre;
• participantes et participants aux manifestations et aux voyages;
• candidates et candidats à un emploi
• personnes nous écrivant ou nous contactant d’une autre manière.

Qui est responsable du traitement des données?

La responsable du traitement des données est:

Société suisse de la spondylarthrite ankylosante
Leutschenbachstrasse 45
8050 Zurich

Téléphone: 044 272 78 66
E-mail: mail@bechterew.ch

Si vous avez des questions concernant la protection des données, vous pouvez nous les communiquer via les canaux de communication ci-dessus.

Quelles données personnelles sont traitées?

Différentes catégories de données personnelles sont traitées pour l’exécution de nos processus commerciaux. Par «traitement», nous entendons l’utilisation des données pour l’exécution des processus commerciaux concernés, mais aussi leur enregistrement sur nos systèmes informatiques. Toutes les catégories de données personnelles concernées sont énumérées ci-dessous.

Données d’inscription et données de base

Pour se connecter au portail des membres, aussi bien sur www.bechterew.ch que sur www.rheumafit.ch, des données d’inscription sont traitées. Celles-ci ne comprennent que l’adresse e-mail et le mot de passe.

Beaucoup de nos services font appel à des données de contact, respectivement de base. En font partie entre autres:

• civilité, prénom et nom de famille, sexe, date de naissance, langue;
• adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone;
• numéro de membre;
• date d’entrée dans l’association;
• informations sur la participation à des manifestations et à des voyages;
• informations sur la participation à des thérapies de groupe;
• informations sur votre relation avec nous (client(e), partenaire commercial(e), etc.).

Données contractuelles

Nous concluons divers contrats avec des client(e)s et des partenaires commerciaux. Dans le cadre de ces contrats, des données personnelles sont également traitées. Il s’agit par exemple de contrats de vente, de contrats de prestations (pour les sponsors) ou d’autres données contractuelles apparaissant conformément aux statuts de l’association.

Données de communication

Nous offrons plusieurs possibilités de nous contacter, par exemple par e-mail, par téléphone ou via notre formulaire de contact. Le contenu des communications est traité par nos soins et peut inclure les données suivantes:

• nom et coordonnées;
• contenu des e-mails, des messages de chat, des posts sur les médias sociaux et leurs commentaires;
• réponses à diverses enquêtes;
• informations sur le type et l’heure de la communication.

Données de transaction

Certains processus commerciaux nécessitent l’utilisation de transactions et de comptabilisations. Lors du paiement de la cotisation annuelle des membres ou de la réception d’un don, de telles données de transaction sont par exemple collectées. Les paiements que nous effectuons avec nos partenaires commerciaux en font également partie. Les données suivantes peuvent entre autres être traitées:

• numéro d’identification BVR et montant de la facture;
• date de la facture et date d’échéance;
• statut de la transaction;
• moyen de paiement.

Données techniques

Les données techniques correspondent principalement aux données collectées lors de l’utilisation de nos sites web. Il s’agit par exemple de statistiques sur l’utilisation des sites web (via Google Analytics) ou de fichiers journaux du serveur. Plus de détails peuvent être trouvés dans la section «Cookies et technologies similaires», qui fait également partie de cette déclaration de confidentialité.

Dossiers de candidature

Les personnes intéressées par des postes au sein de la Société suisse de la spondylarthrite ankylosante transmettent en général un CV, une lettre de motivation et, dans certains cas, des documents supplémentaires. Ceux-ci sont également classés comme données personnelles et donc traités comme telles.

Données personnelles sensibles

Certaines données personnelles sont considérées comme sensibles par la loi. En général, elles peuvent être considérées comme des données personnelles plus sensibles que les catégories décrites ci-dessus. En font par exemple partie les données relatives aux opinions religieuses ou politiques, les données relatives à la santé, à la sphère intime ou à l’appartenance à une ethnie.

Dans le cadre de nos prestations, les membres peuvent nous transmettre volontairement des données personnelles sensibles. Il s’agit soit de données relatives à la santé, soit de prescriptions médicales, soit de données juridiques, qui sont traitées avec le plus grand soin.

D’où proviennent les données personnelles?

Données transmises

Il s’agit de données que vous nous communiquez vous-même. Vous nous les transmettez explicitement, par exemple en remplissant et en envoyant des formulaires d’inscription ou de contact. Les données concernées sont les données d’inscription et les données de base, les données de communication, les dossiers de candidature et les données personnelles sensibles.

En règle générale, la transmission de vos données est facultative et elles ne seront traitées qu’avec votre consentement. Certaines données, telles que les données de base obligatoires, doivent toutefois être traitées pour que nous puissions remplir les contrats et les obligations qui y sont liées, ou parce que la loi l’exige. Nous sommes par exemple légalement tenus de tenir un registre des membres de l’association, qui contient au moins le prénom, le nom et l’adresse de chaque membre. De plus, nous saisissons le numéro de téléphone et l’adresse e-mail afin de pouvoir mieux contacter les personnes concernées. De plus, il est possible d’indiquer sa date de naissance. Cette information permet de procéder à des évaluations statistiques afin de pouvoir proposer des prestations par catégorie d’âge par exemple.

Données collectées

Contrairement aux données transmises, des données personnelles sont ici collectées par nous-mêmes ou automatiquement. Cela signifie que vous ne nous les communiquez pas explicitement, mais que vos activités sur notre site web, par exemple, peuvent nous permettre de les obtenir. Les catégories de données concernées sont les données de transaction et les données techniques.

Dans quel but traitons-nous les données personnelles?

Communication et information

Afin de pouvoir répondre à diverses demandes et offrir le meilleur service possible aux membres, nous souhaitons rester en contact avec vous. Pour ce faire, nous utilisons les données de communication et les données de base collectées afin de pouvoir répondre aux demandes et prendre contact en cas de questions. Nous avons également besoin de ces données pour pouvoir vous contacter par écrit et vous envoyer diverses informations relatives à l’association, comme le rapport annuel ou notre magazine.

Exécution du contrat

Pour que nous puissions conclure et respecter nos contrats, le traitement de données personnelles est nécessaire. Cela concerne aussi bien les données des membres que celles de nos partenaires commerciaux, notamment les catégories des données de transaction et de base. Des exemples concrets de traitements sont les suivants:

• fourniture de prestations convenues par contrat (livraisons, services, sponsors, etc.);
• facturation de prestations resp. tenue de la comptabilité en général;
• justification de prestations fournies.

Respect des exigences légales

Le droit suisse impose certaines exigences auxquelles nous devons répondre. Dans ce contexte, des données personnelles peuvent également être traitées afin de nous permettre de respecter nos obligations légales et de ne pas enfreindre la loi. Il s’agit entre autres de:

• réception et traitement de plaintes et d’autres notifications;
• garantie de la sécurité des données requise par la loi;
• accomplissement d’obligations de renseignement, d’information ou de déclaration.

Infolettre

Si vous vous êtes abonné(e) à notre infolettre avec votre adresse e-mail, nous enregistrons et utilisons votre adresse e-mail pour vous envoyer notre infolettre contenant des informations et de la publicité nous concernant, jusqu’à ce que vous vous désabonniez de notre infolettre. Un lien de désinscription figure à la fin de chaque e-mail de notre infolettre. Après votre désinscription, vos données sont définitivement supprimées au bout d’un mois.

Pour notre service d’infolettre, nous utilisons le service de newsletter «CleverReach» de CleverReach GmbH & Co. KG, Mühlenstraße 43, 26180 Rastede, Allemagne.

Lorsque vous inscrivez votre adresse e-mail pour recevoir l’infolettre, celle-ci est d’abord enregistrée par CleverReach dans le but d’envoyer à son titulaire un e-mail dans lequel il/elle peut confirmer son inscription à l’envoi de l’infolettre («double opt-in»). Après une telle confirmation, l’adresse e-mail est conservée durablement par CleverReach jusqu’à ce que vous vous désinscriviez de la réception de l’infolettre ou que nous la supprimions. CleverReach enregistre la date d’inscription ainsi que l’adresse IP (pendant 7 jours) sous laquelle l’inscription a été effectuée. Une utilisation de votre adresse IP à d’autres fins n’a pas lieu.

Prestations

Nous souhaitons pouvoir offrir au mieux les prestations liées à l’adhésion. Cela concerne en particulier les entretiens de conseil proposés, la réalisation des thérapies de groupe et l’organisation de manifestations et de voyages. La livraison de commandes du shop en ligne est également incluse. Pour les prestations, nous utilisons également les données de base et de communication collectées et, le cas échéant, les données sensibles transmises volontairement. Les données relatives à la santé permettent par exemple à nos spécialistes de fournir de meilleurs renseignements pour les conseils médicaux. La finalité de l’exécution des prestations est fortement liée à celle de l’exécution du contrat.

Webinaires

Nous proposons régulièrement des webinaires pour informer les membres sur la spondylarthrite. Pour l’inscription, nous utilisons l’adresse e-mail indiquée afin de pouvoir vous envoyer le lien d’invitation et d’autres informations (p. ex. les slides). Les autres personnes participantes peuvent éventuellement entendre votre voix et voir votre visage ainsi que votre nom, à condition que vous ayez activé la caméra et le microphone et que vous n’ayez pas remplacé votre nom par un pseudonyme. Par ailleurs, il est possible que le webinaire soit enregistré, d’une part pour des contrôles de qualité internes, d’autre part pour que nous puissions le mettre à votre disposition pour que vous puissiez le visionner. Il peut arriver que d’autres participantes ou participants fassent des captures d’écran ou autres pendant le webinaire, sur lesquelles vous pouvez éventuellement être reconnu. Nous vous demandons expressément de renoncer à faire des captures d’écran (screenshots) et des vidéos sur lesquelles d’autres personnes sont reconnaissables.

La plateforme «Teams» est utilisée pour la réalisation des webinaires. «Teams» est un service de Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Vous trouverez ici la déclaration de confidentialité à ce sujet: Déclaration de confidentialité Microsoft – Microsoft Confidentialité

Autres finalités

Nous utilisons également des données personnelles afin d’améliorer constamment les prestations que nous proposons. Cela concerne surtout les données de communication, comme les résultats d’enquêtes, mais aussi les données statistiques de nos sites web. Grâce à ces données personnelles, nous pouvons par exemple lancer de nouveaux projets de manière plus ciblée et améliorer l’expérience utilisateur de nos sites web. Les données anonymes relatives à la santé peuvent également être utilisées volontairement et avec l’accord de la personne concernée pour la recherche sur des thèmes en rapport avec la spondylarthrite ankylosante.

Sur quelles bases juridiques traitons-nous vos données personnelles?

Diverses bases juridiques peuvent s’appliquer aux différents traitements de données que nous effectuons. Cela dépend du cas individuel. Nous traitons vos données en toute bonne foi et conformément aux finalités définies dans la présente déclaration de protection des données. La plupart d’entre elles reposent sur votre consentement, que vous pouvez nous donner et révoquer à tout moment. Pour notre infolettre, vous devez par exemple consentir à ce que nous utilisions vos données à cette fin au moyen de la case à cocher dans le formulaire d’inscription et aussi, en manière supplémentaire, par le biais de l’e-mail de confirmation. Tant que vous ne l’aurez pas fait, nous ne traiterons pas ces données et ne vous enverrons par conséquent pas d’infolettre. D’autres bases juridiques pertinentes sont le traitement en vue de l’exécution d’un contrat (ou de mesures précontractuelles) avec des personnes concernées et le respect de la législation.

À qui transmettons-nous vos données personnelles?

Dans le cadre de nos processus commerciaux, nous faisons appel à quelques prestataires de services auxquels vos données personnelles sont transmises. En partie, cela est obligatoire dans le cadre de l’exécution du contrat, par exemple lorsque nous devons livrer une commande à votre domicile. Il s’agit entre autres des fournisseurs informatiques (pour les services cloud, etc.), des fournisseurs, des prestataires de services de paiement et des partenaires commerciaux. Ces prestataires de services sont appelés «responsables du traitement des commandes» et traitent les données personnelles conformément à nos instructions et prennent des mesures appropriées pour assurer la sécurité des données. Le traitement des commandes est réglé contractuellement par des «contrats de traitement des commandes», qui les obligent également à respecter la protection des données. Dans certains cas, vos données personnelles peuvent également être transmises à d’autres tiers qui ne sont pas des responsables du traitement des commandes. Cela peut être le cas lorsque nous organisons des manifestations et des voyages ou lorsque nous fournissons, avec votre consentement, des données relatives à la santé à des fins de recherche.

Vos données personnelles sont-elles transmises à l’étranger?

Dans la plupart des cas, nous ne traitons et n’enregistrons vos données personnelles qu’en Suisse ou dans l’Espace économique européen (EEE), qui possède une loi sur la protection des données aussi forte que la nôtre grâce au RGPD. Lorsque nous transmettons des données personnelles à nos responsables du traitement des commandes (par ex. CleverReach pour les infolettres), il est possible qu’elles soient transmises à l’étranger. En particulier avec les groupes internationaux (Microsoft, Google, etc.) que nous utilisons pour les services informatiques, il peut y avoir des cas où les données arrivent en dehors de l’EEE. Il est toutefois possible de définir où les données sont stockées dans le cloud et nous avons veillé à ce que les sites des serveurs soient principalement situés en Suisse.

Si des données sont transmises dans un pays dont la législation est plus faible que celle de la Suisse ou de l’EEE, nous assurons la protection de vos données personnelles de manière appropriée. Nous y parvenons grâce à des contrats approuvés, délivrés ou reconnus par la Commission européenne et le PFPDT, appelés clauses contractuelles standard. Celles-ci obligent le destinataire des données à respecter la protection des données applicable. De plus, nous avons pris des mesures supplémentaires pour empêcher l’accès aux données en dehors de l’EEE.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

En général, nous conservons les données personnelles aussi longtemps qu’elles sont nécessaires à la réalisation de l’objectif concerné, respectivement pendant la durée de l’exécution du contrat. Si des obligations légales supplémentaires s’appliquent, la durée de conservation peut être plus longue que ce qui est nécessaire pour atteindre l’objectif initial. En particulier, nous devons conserver les données personnelles jusqu’à 10 ans pour les communications commerciales, les contrats conclus et les documents comptables. Si aucune obligation légale ne s’applique, nous avons défini des délais de suppression pour les différents traitements de données, qui commencent à courir après la réalisation de la finalité. En voici quelques exemples:

• En cas de résiliation de l’adhésion, votre compte en ligne sur le site est supprimé dans un délai d’un an;
• Une fois le processus de candidature terminé, votre dossier de candidature est supprimé dans un délai d’un an;
• Les données techniques (p. ex. les cookies) sont généralement supprimées dans un délai de deux ans ou moins;
• Après vous être désabonné(e) de l’infolettre, votre e-mail est supprimé au bout d’un mois.

Comment protégeons-nous vos données personnelles?

Nous avons pris des mesures de sécurité techniques et organisationnelles afin de pouvoir garantir au mieux la protection de vos données personnelles. Cela concerne avant tout la sécurité de nos systèmes informatiques et de notre infrastructure réseau, pour lesquels nous voulons empêcher tout accès non autorisé et tout abus. Des exemples de mesures concrètes sont le cryptage des données, les restrictions d’accès et les sauvegardes. Les mesures organisationnelles comprennent avant tout des instructions et des formations pour les collaboratrices et collaborateurs afin de les sensibiliser à la protection des données et au traitement correct de vos données personnelles. Nous obligeons également nos responsables du traitement des commandes à prendre des mesures techniques et organisationnelles afin qu’ils puissent également garantir une sécurité adéquate des données.

Pour des raisons de sécurité et pour protéger la transmission de contenus confidentiels, nos sites web utilisent un cryptage SSL ou TLS. Vous reconnaissez une connexion cryptée au fait que la ligne d’adresse du navigateur passe de «http://» à «https://» et au symbole du cadenas dans la ligne de votre navigateur. Si le cryptage SSL ou TLS est activé, les données que vous nous transmettez ne peuvent pas être lues par des tiers.

Comme toutes les autres entreprises, nous ne pouvons pas garantir la protection de vos données avec une sécurité absolue; certains risques résiduels subsistent. La sécurité des données est un processus continu et nous travaillons sans cesse à la maintenir au meilleur niveau possible.

Utilisons-nous le profilage et les décisions individuelles automatisées?

Par «profilage», on entend le traitement automatisé de données personnelles afin de créer des profils qui sont ensuite attribués aux personnes concernées. Ces profils reflètent alors par exemple les intérêts ou les préférences et permettent par exemple d’envoyer des publicités ou des infolettres adaptées à la personne concernée. Les décisions individuelles automatisées sont des décisions prises sans intervention humaine et de manière entièrement automatisée. Ces décisions ont des conséquences juridiques pour la personne concernée ou l’affectent considérablement d’une autre manière.

Nous n’utilisons pas de profilage ni de décisions individuelles automatisées dans le cadre de nos processus commerciaux.

Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données personnelles?

Conformément aux dispositions légales en vigueur en matière de protection des données, vous avez à tout moment le droit de:

• renseignements sur vos données personnelles enregistrées;
• rectification de vos données personnelles si elles sont incomplètes ou erronées;
• suppression ou anonymisation de vos données personnelles;
• limitation du traitement de vos données personnelles;
• réception ou transmission de vos données personnelles dans un format structuré, courant et lisible par machine;
• révocation d’un consentement avec effet pour l’avenir, dans la mesure où un traitement est basé sur un consentement.

Il peut y avoir des exceptions à ces droits si ceux-ci entraînent une violation d’autres obligations légales (comme l’obligation légale de conservation). En cas de doute sur votre identité, ces droits peuvent être limités ou exclus dans certains cas, jusqu’à ce que vous en ayez apporté la preuve.

Mises à jour

Il est possible que cette déclaration de protection des données soit mise à jour au fil du temps, en cas de changement de la législation. Des traitements de données nouveaux ou modifiés peuvent également entraîner des modifications de la présente déclaration de protection des données. Si ces modifications sont importantes et que cela est possible avec un effort raisonnable, nous en informerons toutes les personnes concernées dont nous avons collecté l’adresse e-mail.

Cookies et technologies similaires

Cookies

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• nom d’hôte de l’ordinateur accédant au site
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• adresse IP

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2 août 2023 (version 1.2)